השוק העולמי של חברות ארכיב מקצועי נשלט על ידי מספר גופים גדולים שהגדול מביניהם הינו Iron Mountain ,חברה שמרכזה בארצות הברית ונסחרת בבורסה של ניו יורק במדד הנאסד"ק.
המחזור השנתי של החברה הינו למעלה מ 2.5 מיליארד דולר.
החברה מאחסנת למעלה מ 500 מיליון מיכלי ארכיב בלמעלה מ 100 מתקנים הפזורים על פני 5 יבשות ומעסיקה עשרות אלפי אנשים.חברה זו היא נותנת הטון בחידושים והתפתחויות הנוגעות לשוק שירותי הארכיב העולמי ושולטת כיום בלמעלה מ 30% ממנו.
השפעתה של Iron Mountain באה לידי ביטוי בגלל גודלה הרב בתחומי הרגולציה בכל מדינה בה היא פועלת, בתחום התקנים הנדרשים לצורך פעילות ארכיב וכן במודעות שהיא יוצרת לשמירת מידע ואחסונו.
שאר חברות הארכיב העולמיות הינן חברות בבעלות אמריקאית ובריטית , אך חלקן בשוק העולמי מצומצם יותר.
מבחינת שמירת הניירת, לחברות העולמיות כללים ברורים הצמודים לתקנות ולחקיקה בכל מדינה.
בנוסף החברות פועלות באמצעות הפעלת המחוקק בכל מדינת יעד כדי שידאג להתאמה הנדרשת. כך שרשויות המדינה וכן השוק העסקי יהיו מודעים לצורך במתן שירותי ארכיב, ובכך לגרום לכוחות השוק לפעול בכיוון של שמירת ניירת וסריקה.
המודל העסקי הפעיל בארצות הברית ובמערב אירופה זהה. ההתייחסות היא לענף היא כשל ענף שירותים לכל דבר המצריך כוח אדם רב וטיפול ניכר בלקוח, כך גם נעשה התשלום לפי השימוש בפועל.
אי לכך התשלום בגין האחסנה הינו מועט יחסית והתשלום בגין שירותים נוספים הניתנים הינו רב ומתבטא בתשלום על כל פעולה . למשל – אספקת מיכלי ארכיב ללקוח – הלקוח ישלם בגין המיכל והן בגין ההובלה אליו, איסוף מיכלים מהלקוח והקלדה של הנתונים – הלקוח משלם את העלות האמיתית של השרות פר שעת עובד ולכן המחיר הראשוני של קליטת החומר הינו רב יחסית.
לעומת זאת מחיר האחסנה מהווה רק 20% מכלל התשלום של הלקוח. לכן לקוחות המעבירים את הניירת שלהם ללא צורך בקבלת שרות שוטף , ישלמו תשלום רב בתחילת השרות עם הקליטה ולאחר מכן תשלום מועט לאורך שנים.
בצורה זו בה ללקוח יש וודאות בכל הנוגע לעלות השרות , אחוז החדירה והמודעות לשירותי ארכיב גבוהה ומגיעה ללמעלה מ 70% מהשוק העסקי הצורך שירותי ארכיב.
לא כך הדבר בישראל. הלקוח הישראלי לא התרגל למודל בו עליו לשלם מחיר מלא בגין השרות והוא מעדיף לשלם מחיר אחיד לאורך זמן ובלבד שהמחיר יהיה סביר והוגן , ולכן לא ניתן לבצע בישראל, בתנאי השוק הקיימים, דיפרנציאציה בין לקוחות הצורכים שרות לאילו שאינם.
במקרה זה לקוח שאינו צרכן שרות רב נאלץ בעצם לשלם את "עלות" השירותים הנדרשת מלקוח שמבצע שליפות רבות ולסבסד את שהייתו בארכיב .
השוק העולמי גדול הרבה יותר מאשר בישראל. כאשר משווים את גודל הענף בכל מדינה לגודל האוכלוסייה הקיימת. הסיבה לכך היא רגולציה גבוהה ובירוקרטיה בריאה הקיימת בקשר בין האזרח לבין הממשל. לדוגמא בארצות הברית אזרחים נדרשים למלא דו"ח שנתי לרשויות המס, עקב כך כמויות הניירת וההזדקקות לשירותי ייעוץ מס ורואי חשבון גוברת ,לעומת זאת בישראל אין עדיין דרישה כזו.
במדינות רבות אין חקיקה מתקדמת הנוגעת לשמירת מסמכים פיזיים והרשויות מבקשות לשמר כל תיעוד גם מעבר ל 7 שנים. לכן כמויות הניירת רבות הרבה יותר לעומת ישראל בה קיימים תקנות וחוקים ברורים למדי בכל הנגוע לזמן שמירת הניירת.
חברות הארכיב העולמיות עומדות בראש החץ של ההתפתחות הטכנולוגית והתפעולית בתחום שירותי הארכיב ואנו עוקבים בצמידות אחר השינויים ומיישמים אותם כאן בישראל.
רונן כהן צמח בעל תואר שני מוסמך מנהל עסקים בהתמחות מערכות מידע משמש כמנכ"ל ובעלים של חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ. החברה משרתת אלפי עסקים ברחבי ישראל במתן שירותי ארכיב . בנוסף משמש רונן כיו"ר ארגון חברות הארכיב תחת איגוד לשכות המסחר וכן כמנהל ארכיון מוסמך מטעם גנזך המדינה. רונן חבר כנציג ישראל בארגון העולמי של חברות ארכיב prism .
